یکی از این تغییرات به نحوه کار و تعامل افراد با محیط کارشان برمی‌گردد که باعث حضور فیزیکی کمتر و دورکاری بیشتر شده است. مرکز پژوهش‌های اتاق ایران با ترجمه گزارشی از شرکت مکنزی با عنوان «طرحی برای دورکاری: آموزه‌هایی برگرفته از چین»، به تشریح مهم‌ترین نکاتی که باید در حین دورکاری مورد توجه قرار گیرد، پرداخته است.

اما روند کار کردن از خانه در چین به دنبال بحران کووید-۱۹ به شدت اوج گرفته است؛ چرا که شرکت‌ها به کارکنان خود اعلام کرده‌اند که در خانه بمانند. تا آخر تعطیلات سال نوی چینی نزدیک به ۲۰۰ میلیون نفر به دورکاری پرداخته‌اند. هرچند این تدبیر مزایایی را در بردارد (مانند جلوگیری از رفت و آمدهای طولانی درون‌شهری)، اما برای بسیاری از کارکنان و شرکت‌ها چالش‌برانگیز بوده است. دورکاری در صورتی که به درستی انجام پذیرد، می‌تواند بهره‌وری و روحیه کارکنان را تقویت کند، اما اگر به طرز نامطلوبی انجام گیرد، می‌تواند باعث ناکارآمدی شود، به روابط کاری آسیب وارد کند و انگیزه کارکنان را کاهش دهد. بر این اساس، تعدادی از آموزه‌های برگرفته از چین در زمینه دورکاری را می‌توان بسته به شرایط در سراسر جهان به کار گرفت.

تدوین یک ساختار کارآمد:‌ گروه‌ها یا تمامی واحد‌های تجاری که اقدام به دورکاری می‌کنند، ممکن است به سرعت دچار سردرگمی و عدم شفافیت شوند. جدایی کارکنان منجر به بلاتکلیفی آنها در این مورد می‌شود که درباره مسائل به خصوص باید با چه کسانی صحبت کنند و چطور یا چه زمانی سراغ آنها بروند و این موجب ایجاد وقفه یا تاخیر می‌شود. به همین دلیل برقراری ساختاری برای تصمیم‌گیری و ارتباطات موثر حائز اهمیت است. در این شرایط گروه‌های چندکارکردی کوچک‌تر با ماموریتی واضح و مسیر گزارش‌دهی جاری برای ارائه بخشنامه‌ها و انجام وظایف کمک بزرگی خواهند بود.

هدایت از دور:‌ مدیریت افراد یکی از سخت‌ترین کارها هنگام دورکاری است؛ چراکه هر کس به سبک خود به این تغییر فرهنگی واکنش نشان می‌دهد و با چالش‌های متفاوتی هنگام کار در خانه روبه‌رو می‌شود. مدیران باید با تعیین مسیری مشخص و اعلام دقیق آن به کارکنان خود باعث ایجاد شور و نشاط در کل شرکت شوند.

القای فرهنگ مراعات: شرکت‌ها هنگام گذر از حالت عادی به این وضعیت باید در نظر داشته باشند که بعضی از کارکنان احتمالا در خانه با مشکلاتی مواجه‌اند که یکی از آنها نگهداری از بچه‌ها در زمان تعطیلی مدارس است و این مشکلات می‌تواند باعث ایجاد حس انزوا و کمبود اعتماد به نفس شود. مدیران کسب و کار باید به این نیازهای تازه احترام گذاشته و برای آن چاره‌ای بیندیشند. همدلی نقشی حیاتی در این شرایط مناسب دارد و راهی است برای ایجاد ارتباط، افزایش مشارکت و ایجاد حسی از گردهمایی در نبود تعامل فیزیکی بین کارکنان.

تعیین یک روال روزمره جدید:‌ تغییر وضعیت کار به دورکاری می‌تواند باعث از دست رفتن جریان روان کار در اداره شده و ممکن است کارکنان به دلیل برنامه فشرده‌تر تصمیمی غلط بگیرند یا جلسه مجازی مهمی را از دست بدهند. باید روال روزانه کار را حفظ کنید، محدودیت‌های شخصی را در نظر بگیرید و تعهدهای معمول و مخصوص را به انجام برسانید و اتفاقات بدی را که در پیش است و نوع مواجهه با آنها را پیش‌بینی کنید. روش برنامه‌ریزی و بررسی روال کار شرکت‌ها باید طبق این قاعده تغییر کند.

تقویت راه‌های برقراری ارتباط:‌ ارتباط ضعیف یکی از دلایل اصلی عدم بازدهی دورکاری است. روش تعامل کارکنان را باید با بسترها و ابزارهای جدید کاملا بازتعریف کرد. انتخاب بستر مناسب حائز اهمیت است. ویدئو کنفرانس روشی عالی برای بحث درباره مسائل پیچیده در لحظه و ایجاد حس همبستگی به شمار می‌رود که البته به هماهنگی و تمرکز گروهی نیاز دارد.

بهره‌گیری از قدرت فناوری:‌ دورکاری موثر اصول اولیه‌‌ای دارد که اینترنت سریع، ثابت و امن و یک محیط کار خانگی مناسب از جمله آنها هستند. گسترش دسترسی به «وی پی ان» و افزایش پهنای باند از اولین اقداماتی به شمار می‌رود که بسیاری از مدیران عامل برای کمک به کارکنان خود در دسترسی به سیستم‌های کاری دور از محل کار، اتخاذ می‌کنند.

جدی گرفتن مساله امنیت:‌ برای انجام درست این کار باید به کارکنان ابزارهایی را که برای بازدهی لازم دارند، اعطا کرد و همزمان محرمانه ماندن و میزان دسترسی به داده‌ها را نیز مدیریت کرد.

منبع: دنیای اقتصاد