با توجه به دگرگونی‌های سریع جهان پیرامون ما، سازمان‌ها به واکنش‌های سریع و معتبر بخش منابع انسانی خود نیاز دارند. برای کاوش روندها و پیش‌بینی آینده، تجزیه و تحلیل کارکنان می‌تواند کمک بزرگی باشد. نسل چهارم انقلاب صنعتی به معنای تغییر، چابکی و تحول است. نحوه مدیریت استعدادها نیز مانند دیگر بخش‌های سازمان باید تغییر کند تا سازمان‌ها برای آینده آماده شوند.

براساس پژوهش انجام شده توسط‌ ای‌بی‌ام که با مشارکت آکادمی جاش برسین در سال ۲۰۲۰ انجام شد، از هر۱۰ نفر مدیر منابع انسانی، ۷ نفر بر این باورند که مدیریت منابع انسانی برای به‌روز شدن آماده است.

در حوزه مدیریت منابع انسانی داده‌های فراوانی وجود دارد که به ندرت برای اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می‌‌‌گیرند.

این داده‌‌‌ها اطلاعات جمعیت‌‌‌شناختی، عملکردی، جبران خدمات، سوابق شغلی، آموزش، دلبستگی کارکنان، گردش شغلی کارکنان و از این قبیل را در برمی‌گیرد. اگر مدیریت منابع انسانی بتواند از این داده‌ها به طور کامل به نفع خود استفاده کند، می‌تواند در تصمیم‌گیری‌های مربوط به کارکنان ارزش استراتژیک بزرگی ایجاد کند.

جهان از شرایط ناپایدار، نامعین، پیچیده و مبهم (ووکا-VUCA )۱ در حال گذر به شرایط شکننده، تشویش برانگیز، غیرخطی و غیر‌قابل درک بانی (BANI)۲ است. فناوری و تحول دیجیتال همراه با حرکت جهان در مسیر انقلاب صنعتی چهارم، به انقلاب داده‌ها شتاب بخشیده‌اند.

برای مدیریت منابع انسانی حجم وسیعی از داده‌های بدون استفاده ایجاد شده است، مانند شرکت‌های مخابراتی که خود را انباشته از حجم گسترده‌ای از داده‌های بی‌استفاده یافته‌اند. مدیران عامل اکنون انتظار تصمیم‌گیری‌های منطقی و هوشمندانه‌ای را از منابع انسانی دارند و مدیریت منابع انسانی برای برآورده ساختن این انتظار باید بر اساس داده‌ها و شواهد تجربی کسب و کار تصمیم‌گیری کند.

  تجزیه و تحلیل کارکنان چیست؟

تجزیه و تحلیل کارکنان روشی است که با استفاده از آن، فناوری و تجزیه و تحلیل داده‌های آماری برای مسائل مربوط به فعالیت‌های منابع انسانی به کار گرفته می‌‌‌شوند. موسسه دیلویت، تجزیه و تحلیل کارکنان را به عنوان استفاده از تکنیک‌های اندازه‌گیری و تجزیه و تحلیل برای درک و بهینه‌سازی مسائل انسانی کسب و کار

در نظر می‌گیرد.رهبران شرکت‌ها به هنگام تجزیه و تحلیل برای تصمیم‌گیری‌های مربوط به کارکنان می‌توانند برای تصمیم‌گیری‌های مناسب و مبتنی بر آگاهی، شاخص‌های کلیدی مدیریت منابع انسانی مانند جابه‌جایی کارکنان، میزان رضایت از استخدام و سرانه درآمد هر نفر را تحلیل کنند. دیگر عبارات مرتبط با تجزیه و تحلیل کارکنان عناوینی چون شاخص‌های مدیریت منابع انسانی، تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌‌‌کننده، همبستگی، علیت، نظرسنجی‌ها و شاخص، معیارهای گرایش به مرکز و نمودارها را در برمی‌گیرند، ولی به آنها محدود نمی‌‌‌شوند.

 مزایای استفاده از تجزیه و تحلیل کارکنان در مدیریت منابع انسانی

۱- ترویج تصمیم‌گیری مبتنی بر داده

تصمیم‌گیری مبتنی بر داده بر پایه اطمینان از تصمیم‌گیری با استفاده از داده‌های تایید شده صورت می‌گیرد. این بخش مهمی از مدیریت امروزی است. زیرا به منابع انسانی اجازه می‌دهد تا تلاش‌‌‌های خود را کمی ساخته و اندازه‌‌‌گیری کند و بر اساس شواهد تجربی تصمیمات درستی بگیرد. نرخ فرسودگی کارکنان، کیفیت استخدام، زمان جذب نیرو برای پر شدن جای خالی، میزان سود به ازای هر یک از کارکنان، تعداد کارکنان و کیفیت آموزش تنها چند مورد از موضوعاتی است که ممکن است در مدیریت منابع انسانی مورد بررسی قرار گیرد. قضاوت مناسب درباره دلایل خروج کارکنان از شرکت می‌تواند پس از بهره‌گیری از داده‌های آماری صورت گیرد. مدیریت منابع انسانی قبل از هر تصمیم یا تغییر می‌تواند از داده‌ها برای پایه‌گذاری تصمیمات خود استفاده کند تا به این طریق مبنای محکمی برای اجرای تصمیمات کارکنان ایجاد شود.

۲-کمک به تعیین روندها و الگوهای رفتاری

داده‌ها می‌توانند داستان را به شیوه قانع‌‌‌کننده‌ای، بهتر بیان کنند. تجزیه و تحلیل کارکنان و مدیریت منابع انسانی مبتنی بر داده به متخصصان منابع انسانی امکان می‌دهد تا مشکلات را تشخیص داده و روند‌های رفتاری مرتبط با افراد را شناسایی کنند و بر این اساس منابع انسانی می‌تواند علت ترک شرکت را شناسایی، استعدادهای برتر را جذب، الگوهای شاخص مشارکت کارکنان را تعیین، بازگشت سرمایه (ROI)  را از مداخلات منابع انسانی محاسبه و روندهای آینده را پیش‌بینی کند.

۳-  حل مسائل پیچیده

نکات بسیار پیچیده و ظریفی وجود دارد که مدیریت منابع انسانی سال‌هاست برای درک و توصیف آنها تلاش می‌کند. پیش از این تصور می‌ش د که اکثر این مشکلات برای منابع انسانی قابل توجیه است. تعامل کارکنان، فضای سازمانی، سطوح تعارض و برند‌‌‌کارفرمایی از جمله آنهاست.

از سوی دیگر برای آنکه تجزیه و تحلیل مدیریت منابع انسانی بتواند این زمینه‌های ارزشمند و مهم را به راحتی ردیابی و مدیریت کند باید آنها را مستند و کمی کند. پژوهش‌های انجام شده توسط موسسه مکنزی و شرکا  نشان می‌دهد که کارکنان، در استخدام دیگران بودن را کنار می‌گذارند و مدیران دلیل آن را نمی‌‌‌دانند. با توجه به چنین سناریویی، بازخورد برای اطمینان از اینکه شرکت می‌تواند نیازهای کارکنان را درک کند و مطابق با آن عمل کند، حیاتی است.

۴-  تصمیم درست

قضاوت‌های حوزه مدیریت منابع انسانی قبلا غریزی بود و این بخش از سازمان نمی‌توانست ارزش به دست آمده از اقدامات خود را نشان دهد. منابع انسانی اغلب به عنوان یک مرکز هزینه در کسب و کار در نظر گرفته می‌شد که ارزش قابل‌توجهی برای شرکت ارائه نمی‌کرد.

تجزیه و تحلیل کارکنان، منابع انسانی را قادر می‌‌‌سازد تا تصمیمات خود را توجیه کند. به عنوان مثال تجزیه و تحلیل کارکنان در شرکت ادوب (ADOBE) نشان داد که معرفی مدل وارسی عملکرد برای مدیریت عملکرد کارکنان تصمیم درستی بوده است. مدیران شرکت حدود ۱۷ ساعت برای بررسی عملکرد هر یک از کارکنان صرف می‌کردند. زمان هنگفتی از دست می‌رفت. شرکت ادوب برای تغییر اساسی از مدل وارسی بهره گرفت که حدودا بیش از ۱۰۰‌هزار ساعت در فرآیند مدیریت عملکرد صرفه‌جویی کرد.  مورد ادوب نمونه شفافی از چگونگی هرچه چابک‌تر کردن مدیریت عملکرد در راستای سازگاری با تغییرات پیرامونی است.

۵- تصمیم‌گیری سریع و دقیق

تجزیه و تحلیل کارکنان به تصمیم‌گیری سریع و دقیق متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند. زیرا می‌توانند به سرعت مشکلات منابع انسانی را عیب‌یابی کنند و تصمیم درستی بگیرند. به عنوان مثال، با استفاده از تجزیه و تحلیل کارکنان، مدیران منابع انسانی می‌توانند نیازهای آنان را به دقت پیش‌بینی کنند و بدانند که چه زمانی باید نیروی جدید را جذب و تامین کنند.  مدیریت منابع انسانی با تجزیه و تحلیل کارکنان می‌تواند شایستگی‌های کارکنان را ارزیابی کند و مداخلات احتمالی برای توسعه استعدادها را پیگیری نماید.

 بی‌طرفی

تجزیه و تحلیل منابع انسانی به مدیریت منابع انسانی امکان می‌دهد تا در تصمیم‌گیری کلیدی مانند هزینه‌‌‌های استخدام، هزینه روابط صنعتی، ارزیابی پتانسیل و تعیین جایگاه کارکنان بی‌طرف بماند. چرا که استفاده از شاخص‌ها و داده‌های قابل اندازه‌گیری به تصمیم‌گیران انگیزه می‌دهد که در مصاحبه‌ها تحت‌تاثیر مسائلی که به حوزه مدیریت منابع انسانی مربوط است، مانند ارزیابی رفتار افراد یا مناسب بودن آنها قرار نگیرند.

۶-  سنجش تاثیر مداخلات منابع انسانی

استفاده از تجزیه تحلیل کارکنان، سنجش اثرات تصمیم‌‌‌های مدیریت منابع انسانی را میسر می‌‌‌سازد. این شیوه، نتایج انتخابات منابع انسانی که می‌تواند به شکل نتایج قابل اندازه‌‌‌گیری کمی ‌‌‌شود را تشریح می‌کند  و مدیریت منابع انسانی را قادر می‌‌‌سازد تا روابط علت و معلولی بین ابتکارات منابع انسانی و نتایج کلیدی کسب و کار را نشان دهد و تفاوت مدیریت منابع انسانی برای کسب و کار را شفاف سازد.

جهان با شتاب به تغییر ادامه می‌دهد. مدیریت منابع انسانی باید پاسخ‌های مناسب را در زمان مناسب ارائه دهد. بسیاری از مشکلات جهانی مانند استعفای بزرگ، کووید-۱۹، دورکاری، مدیریت کوچ‌نشینی سازمانی ( کوچ‌نشینان سازمانی کارکنانی هستند با حفظ رابطه شغلی تمام وقت با سازمان خود به طور فزاینده به صورت پاره وقت در طرح‌‌‌ها و پروژه‌‌‌های پراکنده جغرافیایی در شبکه جهانی کارفرمایانشان شرکت می‌کنند)، رسیدگی به کارکنان آسیب‌دیده از جنگ، مقابله با فشارهای اجتماعی؛ اقتصادی و سیاسی غیر‌قابل پیش‌بینی را می‌توان با تجزیه و تحلیل کارکنان برای تشکیل روندها و پیش‌بینی آینده بهتر حل کرد.